Ajustes de inventario

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Ajustes de inventario

En cualquier sistema de gestión de almacén es posible que los números registrados del inventario en la base de datos no sean los mismos que los verdaderos números en el almacén. Esta discrepancia se puede deber a robo, daños, errores humanos u otros factores. Por lo tanto, se tienen que realizar ajustes de inventario para conciliar las diferencias y asegurarnos de que los números registrados en la base de datos sean los mismos que los número del almacén.

Página de ajustes de inventario

Vaya a Inventario ‣ Operaciones ‣ Inventario físico para ver la página de ajustes de inventario.

La página de Ajustes de inventario muestra todos los productos que están en existencias.

Nota

En la página Ajustes de inventario solo se muestran productos con una cantidad mayor a cero. Para ver las líneas de producto cuya cantidad actual sea cero, vaya a la aplicación Inventario ‣ Reportes ‣ Existencias.

Se muestra la siguiente información para cada línea del producto:

Ubicación: La ubicación específica donde se almacena un producto en el almacén. Esta columna solo es visible si activa las Ubicaciones de almacenamiento.
Favorito: muestra los productos que se marcaron como favoritos.
Producto: el producto cuya cantidad se enlista en la línea de ajuste de inventario.
Número de lote/serie: el identificador que se le asigna a un producto en específico. Puede contener letras, números o ambos.

Nota

Si un producto específico tiene en existencias una cantidad mayor a 1.00 y se le asignó más de un número de serie o de lote, cada producto identificado de manera única se mostrará en su propia línea de producto, con su propio lote o número de serie en la columna Número de lote/serie

Fecha de caducidad: la fecha en la que caducarán los bienes con este número de serie.
Última fecha de conteo: la última vez que se actualizó la cantidad.
Paquete: el paquete que contiene la cantidad enlistada.
Cantidad a la mano: la cantidad del producto que está registrada en la base de datos.
Unidad: La unidad de medida con la que se mide el producto. La unidad de medida predeterminada es Unidades a menos que especifique otra (por ejemplo, libras u onzas).
Cantidad contada: La cantidad real contada durante un conteo de inventario. Este campo se deja vacío de forma predeterminada, pero puede cambiarlo en caso de que coincida con la cantidad a la mano.
Diferencia: la diferencia entre la Cantidad a la mano y las Cantidades contadas después de que se hicieron los ajustes de inventario. La diferencia se calcula de manera automática después de cada ajuste de inventario.
Fecha prevista: la fecha en la que se debe de realizar un conteo. Esta fecha siempre será el 31 de diciembre de manera automática a no ser que se especifique lo contrario.
Usuari: la persona a la que se le asignó el conteo en la base de datos. Puede ser tanto la persona que físicamente está contando el inventario, o solo la persona que aplica el número en la base de datos.

Truco

Las columnas adicionales están ocultas de forma predeterminada. Para visualizarlas, haga clic en el icono (ajustes) que se encuentra a la derecha de la fila superior del formulario, luego seleccione la casilla para mostrar la columna que quiera.

Crear un ajuste de inventario

Haga clic en Nuevo para crear un nuevo ajuste de inventario desde la página Ajustes de inventario. Al hacer esto aparecerá una nueva línea de ajuste de inventario completamente en blanco en la parte inferior de la página.

Truco

También puede crear ajustes de inventario desde el Reporte pronosticado en un registro de producto individual. Para abrir el reporte, vaya al registro del producto y haga clic en el botón inteligente Pronosticado. En la parte superior de la página haga clic en actualizar cantidad y después Nuevo.

En esta línea en blanco, haga clic en el menú desplegable que se encuentra en la columna titulada Producto y seleccione un producto. Si el producto que seleccionó se rastrea ya sea con lotes o números de serie. Debe seleccionar el número de lote o de serie desde el menú desplegable en la columna llamada Lote/Número de serie.

Truco

La línea de ajuste de inventario también se puede usar para crear o registrar lotes y números de serie.

Después, en la columna Cantidades contadas ponga la cantidad que se contó para ese producto durante el proceso de ajuste de inventario.

A la derecha de la columna Cantidades contadas también puede cambiar la fecha programada y el usuario con sus respectivos menús desplegables. Si cambia la fecha programada, cambiará la fecha en que se procesará el ajuste de inventario; si selecciona un usuario responsable, lo asignará a un ajuste de inventario específico (por motivos de trazabilidad).

Una vez que haya realizado los cambios en la nueva línea de ajuste de inventario, haga clic fuera de ella para guardar el ajuste. La línea se moverá a la parte superior de la página.

Si la cantidad contada es mayor que la cantidad a la mano, el valor en la columna Diferencia será verde. Si la cantidad contada es menor que la cantidad a la mano, el valor en la columna Diferencia será rojo. Si las cantidades son iguales y no han cambiado, la columna Diferencia no mostrará ningún valor.

En esta etapa, el conteo (ajuste de inventario) se registra pero no se aplica. Esto significa que la cantidad a la mano antes del ajuste no se ha actualizado y no será la misma que la cantidad real contada.

Aplicar cantidad ajustada

Hay varias formas de aplicar un ajuste de inventario. La primera es hacer clic en el botón Aplicar que se encuentra en la línea ubicada en el extremo derecho de la página y la segunda es hacer clic en la casilla ubicada en el extremo izquierdo de la línea. Después de esto aparecerán nuevos botones de opciones en la parte superior de la página, uno de ellos es Aplicar. Después de hacer clic en ese botón aparecerá la ventana emergente Ajuste de inventario.

En este menú emergente puede agregar una referencia o un motivo para realizar el ajuste de inventario. El campo Motivo del inventario incluye la fecha en la que se hizo el ajuste de forma predeterminada, pero puede modificarla e incluir la referencia o motivo correspondiente.

Una vez que esté listo, haga clic en Aplicar para aplicar el ajuste de inventario

Nota

Al aplicar un ajuste de inventario, se crea al mismo tiempo una línea de movimiento de existencias (SML) en el reporte de historial de movimientos con fines de trazabilidad.

Cambiar la ubicación de productos

El ajuste de inventario también se puede usar para cambiar la ubicación de productos a un almacén diferente, o a paquetes diferentes. Para cambiar la ubicación de un producto, marque la casilla a la izquierda de la línea del producto que quiera. En la parte superior de la página haga clic en el botón Reubicar para abrir una ventana emergente.

En la ventana emergente resultante, ingrese la siguiente información:

A la ubicación: la nueva ubicación de los productos.
Al paquete: el nuevo paquete para los productos.
Motivo de la reubicación: por qué se realiza este movimiento.

Importante

Las reubicaciones del producto solo funcionan en ubicaciones internas, no es posible reubicar productos entre empresas.

Solo usuarios con permisos de acceso de Administrador pueden realizar reubicaciones de productos.

Configurar a cero

El ajuste de inventario también se puede usar para aclarar conteos de inventario ya que es posible poner la cantidad en cero. Para hacerlo, marque la casilla del lado izquierdo de la línea del producto deseado. En la parte superior de la página, haga clic en el botón Acciones para abrir el menú desplegable y haga clic en Configurar a 0. Una vez que haya terminado, aplique la cantidad ajustada.

Conteo de productos

Una vez que termine de contar los productos dentro de un almacén, vaya a la aplicación Inventario ‣ Operaciones ‣ Inventario físico para actualizar la columna cantidades contadas para cada línea de producto.

En cada línea de producto debe identificar si el valor registrado en la columna Cantidad a la mano de la base de datos coincide con el valor que acaba de contar. Si el valor registrado y el que contó coinciden, haga clic en el botón Establecer a la derecha de la línea de productos.

Esto hará que el valor que está en la columna Cantidad a la mano se copie en la columna Cantidades contadas, además de que hará que el valor de la columna Diferencia sea 0.00. Ya que se aplicaron estos cambios, se registrará un movimiento de inventario de 0.00 en la columna Cantidad hecha del historial de ajustes de inventario del producto.

Si el valor que acaba de contar para un producto no coincide con el valor que registró en Cantidad a la mano dentro de la base de datos, en lugar de hacer clic en el icono Establecer, registre el valor del campo en la columna Cantidades contadas.

Para hacerlo, haga clic en el campo de la columna Cantidades contadas en la línea de ajuste de inventario del producto del que tiene que cambiar el valor. De esta manera se asignará una Cantidad contada de 0.00.

Escriba el nuevo valor que coincide con el valor que acaba de contar. Después, haga clic fuera de la línea para guardar el ajuste y que el valor en la columna Diferencia cambie de forma automática.

Después, se registrará un movimiento con la diferencia entre la cantidad a la mano y las cantidades a la mano en el historial de ajustes de inventario del producto.

El menú Acciones aparece al seleccionar las casillas de uno o más productos. El menú Acciones incluye la opción Establecer con la cantidad a la mano, que establece la cantidad contada de los productos seleccionados con la cantidad a la mano, y Configurar a 0, que establece la cantidad contada de los productos seleccionados a cero.

Importante

Alguna veces hacemos un conteo de inventario que no podemos registrar en la base de datos de inmediato. En lo que podemos registrar la nueva cuenta en la base de datos, es posible que ocurran movimientos de inventario. Esto hará que la cantidad a la mano en la base de datos cambie y ya no sea consistente con la cantidad contada. Es por eso que Odoo pregunta antes de aplicar un ajuste de inventario como precaución.

Revertir un ajuste de inventario

Para revertir los cambios realizados en un ajuste de inventario, vaya a Inventario ‣ Reportes ‣ Historial de movimientos.

Marque la casilla del lado izquierdo de la línea del producto deseado. En la parte superior de la página, haga clic en el botón Acciones para abrir el menú desplegable y haga clic en Revertir ajuste de inventario.

Nota

Después de revertir un ajuste de inventario, la línea no se quita del reporte Historial de movimientos. En su lugar, se agrega una línea adicional que incluye la palabra [revertido] en la columna Referencia.

Cambiar la frecuencia de los recuentos de inventario

La fecha programada automática para los ajustes de inventario siempre será el 31 de diciembre del año en curso. Sin embargo, para algunas empresas es esencial tener un conteo de inventario actualizado en todo momento. La fecha programa se puede cambiar para estos casos.

Para cambiar la fecha programada automática, vaya a la aplicación Inventario ‣ Configuración ‣ Ajustes. Después, en la sección Operaciones busque la opción Día y mes del inventario actual, donde verá un menú desplegable en el que la opción 31 de diciembre estará seleccionada de manera automática.

Para cambiar el día, haga clic en el número 31 e ingrese un número del 1 al 31, dependiendo del mes deseado.

Para cambiar el mes haga clic en December y podrá ver el menú desplegable con los meses.

Ya que haya realizado todos los cambios deseados haga clic en Guardar.

Planeación de recuentos de inventario grandes

Vaya a Inventario ‣ Operaciones ‣ Inventario físico para planificar conteos de inventario grandes, como un conteo completo de todo lo que está en sus existencias en ese momento.

Para seleccionar los productos que volverá a contar seleccione el recuadro a la derecha de cada línea de producto.

Truco

Para solicitar el conteo de todos los productos que están en su inventario en ese momento marque la casilla que está en la parte superior de la tabla, en la fila del encabezado junto a Ubicación. Esta acción seleccionará todas las líneas de productos.

Seleccione todos los productos necesarios y haga clic en el botón Solicitar un recuento que se encuentra en la parte superior de la página. Esta acción abrirá la ventana emergente para solicitar un recuento, allí complete la siguiente información:

Fecha de inventario: la fecha en la que se programó el recuento.
Usuario: la persona encargada de realizar el recuento.
Fecha contable: la fecha en la que se registrará el ajuste de inventario.
Número: Seleccione Dejar en blanco para dejar la cantidad a la mano de cada línea de producto vacía o seleccione Establecer valor actual para completar el valor de la cantidad disponible de cada línea de producto con el valor actual registrado en la base de datos.

Nota

La opción Dejar en blanco fuerza al empleado a realizar la auditoría de forma manual para que deba escribir el número que se contó. En cambio, la opción Establecer valor actual solo requiere que el empleado verifique la cantidad contada y haga clic en Aplicar.

Ya que esté listo todo, haga clic en Confirmar para solicitar el recuento.

Importante

En la aplicación Código de barras los usuarios solo pueden ver los conteos de inventario que tienen asignados y que están programados para hoy o para antes de hoy.

Historial de ajustes

Para ver los detalles sobre el ajuste de inventario haga clic en el icono Historial

El usuario que realizó el conteo se mostrará en paréntesis en el campo Referencia, mientras que el usuario que aplicó el conteo se muestra en Hecho por.

Auditoría de inventario

Para acceder a una auditoria de inventario debe ir a la página Ajuste de inventario. Esta auditoría incluye un registro de inventario antes y después de que se completa el conteo para rastrear los cambios.

En la página Ajuste de inventario marque la casilla de verificación en la parte superior izquierda de la página para seleccionar todas las líneas; después, haga clic en el botón Solicitar un recuento. En la ventana emergente, configure el Número como Establecer valor actual, después haga clic en Confirmar.

Después de regresar a la página Ajuste de inventario seleccione todas las líneas otra vez. Haga clic en Imprimir ‣ Hoja de conteos. La Hoja de conteos se exportará en formato PDF.