¿Cómo funciona el módulo de documentos?

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¿Cómo funciona el módulo de documentos?

La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.

Las carpetas y documentos están organizadas en secciones a las que puede acceder desde el tablero en la parte izquierda. Las secciones disponibles son:

Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y archivos a los que el usuario tiene acceso.
Empresa: Aquí están las carpetas y archivos que se comparten para toda la empresa. El acceso lo puede determinar en los permisos de acceso para las carpetas y el archivo.
Mi unidad: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Reciente: Aquí se muestran los archivos que se modificaron recientemente y a los que el usuario tiene permiso de visualización o edición.
Papelera: Aquí se guardan los archivos y las carpetas que se eliminaron.

Para abrir una de las secciones, haga clic en ella en la barra lateral. Seleccione una carpeta para abrirla, gestionarla y acceder a sus archivos.

Haga clic en un archivo para abrirlo y realizar cualquiera de las acciones disponibles. Para cerrar el archivo, presione Esc o haga clic en el icono (cerrar). También puede arrastrar y soltar un archivo o carpeta para cambiarla de carpeta o sección.

Truco

Use la barra de búsqueda para encontrar archivos o carpetas específicas.
En el chatter se monitorean los cambios que se realicen a las carpetas o archivos, además de que permite la comunicación con usuarios internos y contactos externos. Haga clic en el botón (Información y etiquetas) que se encuentra en la esquina superior derecha, a un lado de las vistas, para acceder al chatter.

Ver también

Documentación de Firma electrónica

Configuración

Plazo de eliminación

Por defecto, los elementos que mueva a la papelera se almacenarán ahí durante 30 días antes de que se eliminen de forma permanente. Para ajustar este plazo, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Ajustes y edite el campo Plazo de eliminación (días).

Centralización de archivos

Al habilitar la centralización de archivos para una aplicación específica todos los archivos asociados se organizarán en carpetas especiales de forma automática, para hacerlo, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Ajustes. Por ejemplo, si habilita la opción Recursos Humanos, todos los documentos de RR. HH. estarán disponibles, de forma automática, en la carpeta RR. HH. Por lo contrario, todos los documentos relacionados con Nómina estarán disponibles de forma automática en la carpeta secundaria Nómina. Seleccione la carpeta que quiera en la lista desplegable y seleccione las Etiquetas que se agregarán a los archivos relevantes.

Truco

Al centralizar archivos de contabilidad, haga clic en Diarios para configurar carpetas secundarias específicas para diarios individuales.

Nota

Cambiar la carpeta o las etiquetas no afectará los archivos existentes. Los cambios se aplicarán solo a los elementos nuevos que cree.
Si habilita la centralización de archivos para una aplicación, si borra un registro en la aplicación los archivos adjuntos al mismo se moverán a la papelera en la aplicación Documentos.

Carpetas

Puede organizar los archivos en las carpetas disponibles en las secciones Empresa o Mi unidad.

Para crear una carpeta, seleccione la sección que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Carpeta. En la ventana emergente ingrese el nombre de la carpeta y haga clic en Guardar. Para crear una carpeta secundaria, primero seleccione la carpeta principal y después siga el mismo procedimiento.

Nota

Algunas carpetas o carpetas secundarias se crean de forma automática según los ajustes de centralización de archivos.

Para gestionar una carpeta o carpeta secundaria, selecciónela y haga clic en el icono (Acciones) en la barra superior. Las opciones disponibles en el menú son:

Descargar: Para descargar la carpeta como un archivo .zip, incluyendo los archivos y carpetas secundarias.
Renombrar: Para modificar el nombre de la carpeta.
Compartir: Para compartir la carpeta o gestionar los permisos de acceso.
Agregar atajo: Esta opción solo está disponible para carpetas secundarias y es para crear un atajo que lleve a la carpeta secundaria.
- Si tiene permisos de edición, el atajo se creará en la misma carpeta.
- Si no tiene permisos de edición, el atajo aparecerá en la sección Mi unidad.
Puede arrastrar y soltar el atajo en la carpeta que quiera.
Agregar estrella: Para marcar una carpeta como favorita y poder acceder a ella para acceder más rápido a ella. Esta es una función específica para cada usuario y no afectará el espacio de trabajo del restro de los usuarios. Puede usar el Filtro de favoritos para ubicar sus filtros favoritos con mayor facilidad.
Información y etiquetas: Para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Mover a la papelera: Para mover la carpeta y sus contenidos a la papelera.
Acciones al seleccionar: Para definir qué acciones del servidor estarán disponibles (como botones) para los archivos en la carpeta. Haga clic en una de las acciones para agregarla o eliminarla. Si quiere crear una acción nueva haga clic en Agregar acción personalizada.
Automatizaciones: Para crear reglas de automatización.

Importante

Configurar acciones personalizadas y reglas de automatización puede afectar su plan de precios.

Archivos

Para subir un archivo, seleccione la carpeta que quiera en la barra lateral, haga clic en Nuevo y después en Subir.

Truco

En las bases de datos de Odoo en línea, cada archivo que suba no puede exceder los 64 MB.
También puede arrastrar y soltar un archivo desde su computadora hasta una carpeta de la aplicación Documentos.

Enlaces URL

Para agregar un enlace URL (como un video) y que sea posible acceder a él desde una carpeta, haga clic en Nuevo y seleccione Enlace. Ingrese la URL, agregue un nombre y seleccione la carpeta apropiada.

Hojas de cálculo

Para crear una hoja de cálculo haga clic en Nuevo y seleccione Hoja de cálculo.

Ver también

Documentación de Hoja de cálculo

Gestión de archivos

Hay varios botones disponibles en la barra superior al abrir un archivo:

El menú de Acción, que incluye las opciones que se muestran a continuación.
Compartir: para compartir el archivo o gestionar sus permisos de acceso.
Descargar.
Todos los botones que haya recibido para la carpeta.

Las siguientes opciones están disponibles en el menú Acción:

Duplicar: Para crear una copia del archivo.
Mover a la papelera: Para mover el archivo a la papelera.
Renombrar
Información y etiquetas: Para ver los detalles de la carpeta y el chatter.
Crear atajo: Un atajo es una referencia a un archivo que permite acceder a él desde varias carpetas sin tener que duplicar el archivo.
- Si tiene permisos de edición, el atajo se creará en la misma carpeta.
- Si no tiene permisos de edición, el atajo aparecerá en la sección Mi unidad.
Puede arrastrar y soltar el atajo en la carpeta que quiera.
Gestionar versiones: Para ver todas las versiones del archivo en el orden en el que se hicieron. También es posible descargar una versión específica o subir una nueva si es necesario.
Bloquear: Para proteger el archivo y no permitir que se le hagan modificaciones.
Copiar enlaces: Para copiar el URL para compartir. El acceso se controlará según los permisos de acceso del archivo.
Dividir PDF: Para dividir un archivo PDF.

Truco

Puede usar seudónimos de correo que sean específicos para cada carpeta. Así podrá guardar los archivos que se envíen a ese correo en la carpeta que seleccione.

División y fusión de PDF

Para dividir un PDF en grupos de páginas y páginas individuales, abra el PDF y haga clic en Dividir PDF en la parte superior derecha de la previsualización del documento. Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre las páginas para eliminar una división si es necesario y haga clic en Dividir para confirmar.

Para fusionar los archivos PDF, siga los siguientes pasos

Vaya a la carpeta que contenga los archivos que quiere fusionar, cambie a la vista de lista y seleccione los archivos relevantes.
Haga clic en el botón Acciones y seleccione Fusionar PDF.
Si es necesario, haga clic en Agregar archivo para buscar y seleccionar un archivo PDF desde su computadora.
Haga clic en el icono (tijeras) que aparece entre los archivos.
Haga clic en Dividir para fusionarlos.

Nota

La versión fusionada reemplazará a los archivos PDF originales.

Truco

Presione Shift + S para agregar o eliminar todas las divisiones entre páginas.
Para borrar una página en específico, selecciónela y después haga clic en Eliminar.

Solicitud de archivos

Solicite archivos a otros usuarios para recordarles subir archivos específicos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

Haga clic en Nuevo y seleccione Solicitar.
Ingrese el nombre del documento y, en el campo Solicitar a, seleccione a la persona a quien le hará la solicitud.
Si es necesario, puede establecer una fecha de entrega, seleccione la carpeta a la que debe agregar el archivo, agregue etiquetas y escriba un mensaje.
Haga clic en Solicitar.

Se creará un marcador de posición para el archivo faltante en la carpeta seleccionada. Una vez que el archivo esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.

Truco

También puede solicitar un documento desde la lista de actividades programadas.

Para ver la lista de todos los archivos solicitados, cambia a la vista de Actividad de la aplicación Documentos y consulte la columna Documento solicitado. Haga clic en la fecha del archivo para ver sus detalles. Desde ahí puede:

Subir un archivo con el botón (subir).
Editar la actividad con el botón (editar).
Cancelar la actividad con el botón (cancelar).
Enviar un recordatorio por correo electrónico. Haga clic en Previsualizar para observar una vista previa del contenido del correo electrónico de recordatorio si lo necesita. Por último, haga clic en Enviar ahora.

Para enviar un recordatorio por correo electrónico para todos los archivos solicitados, haga clic en el icono (tres puntos verticales) en la columna Documento solicitado y seleccione Solicitud de documento: recordatorio.

Panel de detalles

Para ver la información y las etiquetas de un documento o archivo, selecciónelo y después haga clic en el botón (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha a un lado a los iconos de vistas.

En el panel de detalles podrá:

Cambiar la carpeta del archivo o el nombre de la carpeta.
Ver el tamaño del archivo o la carpeta y cuántos archivos tiene la carpeta.
Cambiar el Dueño y Contacto del archivo o la carpeta. Por defecto, la persona que crea el archivo o la carpeta es el dueño, además de que tiene todos los permisos de acceso. Para cambiar esto, haga clic en el usuario que quiera de la lista desplegable. El Contacto es una persona que solo tiene los permisos de acceso de Lector al archivo o carpeta. Esta persona puede ser, por ejemplo, un proveedor registrado en la base de datos.
Nota
Para ver el archivo desde su perfil de usuario, un usuario debe estar establecido como Contacto y tener al menos permisos de Lector.

Seudónimos de correo electrónico

Puede usar un seudónimo de correo para guardar archivos que se envíen a ese seudónimo en una carpeta específica. Para configurar un seudónimo para una carpeta, siga los pasos a continuación:

Seleccione la carpeta donde quiere guardar los archivos.
Haga clic en (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha a un lado de los iconos de vistas.
En el panel de detalles, ingrese el seudónimo de correo electrónico y seleccione o cree un dominio.
Puede especificar un Tipo de actividad y a la persona a la que se le asignará la actividad cuando se reciba un archivo a ese seudónimo.
También puede seleccionar las etiquetas que se aplicarán en automático a los archivos que se creen desde el seudónimo.

Ver también

Gestionar mensajes entrantes

Etiquetas

Las etiquetas ayudan a organizar y categorizar archivos, haciendo que sea más fácil buscar y filtrarlos. Para configurar etiquetas para archivos, vaya a Documentos ‣ Configuración ‣ Etiquetas y haga clic en Nuevo para crear una nueva etiqueta. Ingrese el Nombre de la etiqueta, seleccione un Color y tendrá la opción de agregar información sobre las herramientas que aparecerá cuando pase el cursor por encima de la etiqueta.

Para agregar etiquetas a un archivo, ábralo y haga clic en el icono (Información y etiquetas) en la esquina superior deracha a un lado de los iconos de vistas. Después, en el panel de detalles, seleccione una etiqueta de la lista desplegable.

Nota

También puede usar seudónimos para etiquetas para aplicar etiquetas a archivos que se hayan creado a través de un seudónimo de correo.

Compartir y permisos de acceso

Nota

Solo puede compartir y editar los permisos de acceso de carpetas y archivos si tiene permisos de edición.

Los permisos de acceso se pueden establecer:

Para carpetas: Seleccione la carpeta, haga clic en el icono (engranaje) y seleccione Compartir.
Para archivos: Abra el archivo y haga clic en Compartir en la barra superior.

En la ventana emergente Compartir para configurar permisos de acceso específicos para usuarios o contactos seleccione su nombre en el menú desplegable o agregue su dirección de correo electrónico de forma manual. Después, seleccione Lector o Editor.

Truco

Para quitar un permiso o configurar una fecha límite para el mismo, pase el cursor por encima del contacto y haga clic en el botón (eliminar) o (calendario) respectivamente.

Para establcer Acceso general para Usuarios internos o Cualquier persona con el enlace, seleccione :guilabel:`Lector, Editor, o Ninguno (para restringir el acceso por completo). Para Cualquier persona que tenga el enlace, puede especificar si la carpeta o el archivo se puede descubrir (acceder a ellos con una búsqueda) o requerir que los usuarios tengan el enlace para poder acceder.

Nota

Los usuarios públicos deben tener el enlace para acceder a la carpeta o el archivo desde el portal al conectarse por primera vez.
Cada URL de acceso a la carpeta o el archivo incluye permisos de acceso que se configuraron. Cuando comparte una carpeta, la persona a la que se la compartió llegará a un portal específico donde podrán ver los archivos dentro de esa carpeta, excluyendo aquellos que tengan acceso restringido.

Truco

Los usuarios del portal pueden acceder a carpetas y archivos que tengan el permiso de ver o editar a través del portal del cliente al hacer clic en la tarjeta Documentos.