Módulo de contabilidad

Este es el módulo que probablemente requiere de más cuidado en las plantillas a la hora de llenarlas por lo que le agradecemos leer con detenimiento las instrucciones paso por paso para que el proceso de llenado le sea sencillo y para que la precisión de los datos sea la correcta para no atrasar su proyecto. 

Este artículo ha sido creado de forma detallada para que en la medida de lo posible no tenga ninguna duda con ninguno de los campos a la hora de llenar las distintas plantillas, existen casos en que algunas plantillas son personalizadas (son los menos) pero igual van a tener la mayoría de elementos que encontrará aquí.

Verá la descripción de la plantilla, seguido a la descripción detallada columna por columna y encontrará el archivo correspondiente en caso de no tenerlo a mano. 

El siguiente video te dará una orientación puntual sobre las plantillas que igual se detallan a lo largo de este artículo.

Plantilla de configuración de factura electrónica

Esta plantilla la utilizaremos para poder realizar la configuración de la facturación electrónica de su negocio, si su configuración es multicompañía deberá completar una para cada sociedad. 

Esta plantilla se compone de 5 bloques que están divididos por colores para un mejor entendimiento y que detallamos a continuación: 

• Identificación de la compañía emisora de documentos electrónicos (color verde): aquí se deben indicar los datos de la sociedad, recuerde que si su razón social tiene un nombre comercial, lo que se debe completar es como está inscrita en hacienda en el espacio que dice "compañía", en el espacio que dice "nombre comercial" debe indicar el nombre fantasía (en caso de ser el mismo lo copia) y el número de cédula jurídica
• Contacto y dirección del emisor de documentos electrónicos (color rojo): aquí se debe indicar la dirección detallada por provincia, cantón, distrito, barrio, calle, email de contacto y teléfono tal como está registrado ante hacienda, ya que estos datos los utiliza el módulo a la hora de hacer la emisión de documentos y en caso de no coincidir las facturas arrojarán un error. 
• Información de Hacienda (ambiente de producción del ATV) (color celeste) *estos datos se utilizarán hasta que su negocio vaya a salir a producción y para facilidad operativa ocupamos tenerlos de previo para llegado el momento solo trasladar la información: en este se le solicita
• • Código actividad comercial: la que está registrada en hacienda 
  • Nombre de la actividad comercial: la que está registrada en hacienda 
  • Usuario de facturación: el que se genera en ATV (importante: no es el usuario de ATV)
  • Contraseña de facturación​: el que se genera en ATV (importante: no es el usuario de ATV)
  • Pin llave criptográfica: es un código de 4 dígitos que se genera a la hora de crear las credenciales de los 2 puntos anteriores
  • Archivo de llave criptográfica: este es un archivo que se genera en ATV que es de extensión .p12

Los datos de la información de hacienda por lo general la tienen y administran los contadores pero puede que lo tenga algún miembro de la gerencia (representante legal), el punto de validación es que sea un usuario que tenga acceso a la plataforma de ATV de hacienda. 

• Información de Hacienda (ambiente de pruebas del ATV) (color rojo claro claro): en este se le solicita lo mismo del punto anterior pero de pruebas:
• • Usuario de facturación: el que se genera en ATV (importante: no es el usuario de ATV)
  • Contraseña de facturación​: el que se genera en ATV (importante: no es el usuario de ATV)
  • Pin llave criptográfica: es un código de 4 dígitos que se genera a la hora de crear las credenciales de los 2 puntos anteriores
  • Archivo de llave criptográfica: este es un archivo que se genera en ATV que es de extensión .p12
• ¿Usa factura profesional para emisión de facturas?: este se debe responder con SI o NO en caso de que actualmente usted esté emitiendo facturas con el proveedor que se llama "FACTURA PROFESIONAL", en caso que no tenga el dato por favor indicar N/D

Plantilla de configuración de IVA´s

Esta plantilla está diseñada para configurar las tasas de impuestos de ventas y de compras manejan en la empresa.Es importante notar que la plantilla trae 2 cejillas una para ventas (los impuestos hacia sus clientes) y otra para compras (los impuestos que le cargan sus proveedores). 

La plantilla viene pre-cargada con las tarifas más utilizadas generalmente, a continuación se explica cada columna (esto aplica para ambas cejillas): 

• Nombre del impuesto: Este es el nombre del impuesto para referencia interna con el cual se va a comprender a qué % corresponde (ejemplo IVA13%), la plantilla en ventas viene por defecto con 2 (0% y 13%) en caso de que en su negocio aplique otros IVA´s debe agregarlos hacia abajo en la plantilla. 
• Etiqueta de facturas: así es como se va a visualizar el nombre del impuesto en la factura con lo cual es recomendable dejarlo con el mismo nombre para evitar confusiones.
• Compañía: aquí debe indicar el nombre de la sociedad, esto porque en el caso de que su implementación conlleve varias sociedades esto nos permitirá identificar a qué compañía corresponde la plantilla, igual aunque sea una compañía por favor indicar el nombre de la razón social. 
• Tipo de impuesto: en este pueden ser 2 opciones ventas o compras. sin embargo, a la hora que la plantilla está dividida en 2 cejillas se mantiene igual a las que ya están pre indicadas en el archivo. 
• Tasa de impuesto IVA: es el nombre de la tasa del impuesto que corresponde, este campo posee una lista desplegable para que seleccione el que requiere. 
• Código para facturación electrónica: es el código de la tasa del impuesto que corresponde, este campo posee una lista desplegable para que seleccione el que requiere. 
• Importe: en este campo se indica el número correspondiente al impuesto indicado (0,1,8,13,etc) 
• Incluir en precio: esto aplica solo en los caso que usted desee que el precio de venta de los productos incluyan el IVA implícito en el precio, el standard es que no lo incluya con lo cual en esta casilla selecciona "Falos", en caos de que si lo quiera así selecciona "Verdadero".
• Distribución de facturas/cuenta: aquí se debe indicar la cuenta contable según su catálogo contable a la cual desea registrar este impuesto, encontrará la plantilla de catálogo contable en este mismo artículo más abajo.
• Distribución de facturas rectificativas/cuenta: aquí se debe indicar la cuenta contable según su catálogo contable a la cual desea registrar las notas de crédito, en el ejemplo se indica la misma cuenta con numeración distinta nada más para ejemplificar pero puede que usted puede determinarlo según sus preferencias, encontrará la plantilla de catálogo contable en este mismo artículo más abajo.

Plantilla de configuración de Diarios contables

Los diarios contables en Odoo son como cuadernos digitales donde se registran y clasifican todos los movimientos financieros de una empresa. Cada diario tiene un propósito específico y permite mantener ordenadas las operaciones contables según su tipo.

Sirven para registrar transacciones como:

• Ventas (facturas emitidas)
• Compras (facturas recibidas)
• Pagos y cobros (entradas y salidas de dinero)
• Operaciones bancarias
• Ajustes contables, entre otros

Cada vez que haces un movimiento financiero, Odoo lo registra en el diario correspondiente. Esto permite tener informes claros, facilitar la conciliación bancaria y garantizar una contabilidad ordenada y auditable.

🗂️ Tipos comunes de diarios en Odoo

1. Diario de ventas: Registra todas las facturas que emite la empresa a sus clientes.
2. Diario de compras: Registra las facturas que recibe la empresa de sus proveedores.
3. Diario bancario: Controla entradas y salidas de dinero desde cuentas bancarias.
4. Diario de efectivo: Registra pagos y cobros en efectivo.
5. Diario de operaciones varias: Se usa para registrar los movimientos diversos según la necesidad del cliente

La plantilla posee 5 cejillas según los tipos de diarios, a continuación se explica cada cejilla para un mejor entendimiento de como completar la plantilla: 

Diarios de venta: 

Esta plantilla captura la lista de Diarios de Banco

Se requiere un diario por cada cuenta contable de la empresa que se desee gestionar dentro del sistema

En la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naraja

Los triángulos color rojo en el encabezado de las columnas indican que hay notas explicativas sobre el uso de esa columna, dicha nota será desplegada al ubicar el mouse sobre dicho triángulo

• Nombre: aquí se determina el nombre del diario a como usted lo desea manejar, normalmente se le determina Factura electrónica pero hay clientes que le determinan su nomenclatura (ejemplo: FE CLIENTES) aquí se puede también agregar diarios de facturas NO electrónicas que serían aquellas facturas de control interno en caso de que la operativa del cliente así lo requiera (estas facturas no se envían a hacienda con lo cual no llevan un consecutivo alienado a la facturación sincronizada con hacienda).
• Tipo: aunque está implícito por ser la cejilla de ventas es necesario que lo indique ya que nosotros tomaremos estos datos para cargarlos de forma masiva, en caso de no seleccionarlo nos presentará un error y por ende un reproceso.
• Código corto: este puede ser de hasta 5 caracteres. Se utiliza para identificar cada asiento contable que se registre bajo este diario
• Cuenta predeterminada: Cuenta contable que se utilizará por defecto para registrar los ingresos por de ventas. A pesar de que solo se puede indicar una cuenta contable en el diario, al nivel de las categorías o familias de productos, y en las fichas de los productos se puede establecer cuentas de ingresos adicionales, y esas cuentas privarán sobre la cuenta definida en el diario de ventas. 
• Usa documentos: Sí = indica que sobre este diario se generarán documentos electrónicos de Hacienda (facturas, Tiquetes, etc.) No = No se generarán documentos electrónicos para Hacienda. 
• Sucursal para facturación electrónica: Número de la sucursal tiene que ver directamente con la ubicación física, ejemplo, 001 Heredia, 002 san jose, 003 Cartago, en caso de que aplique en su negocio en caso de que no tenga este detalle, en la cejilla de "ayuda" se le explica como se compone el formato de numeración de una factura electrónica y el detalle en donde se visualiza la sucursal.
• Terminal para facturación electrónica: este número tiene que ver con la actividad económica y además está relacionado a la sucursal, hay clientes que tienen distintas ubicaciones y requieren distintas terminales para controlar la facturación según la sucursal, esto por lo general su contador debe tener claro cuantas terminales tienen y a qué corresponden. Este dato es relevante para que a la hora de facturar no tenga conflictos con los registros de su consecutivo en hacienda. 

Diarios de compra: 

Esta plantilla captura la lista de Diarios de Banco

Se requiere un diario por cada cuenta contable de la empresa que se desee gestionar dentro del sistema

En la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naraja

Los triángulos color rojo en el encabezado de las columnas indican que hay notas explicativas sobre el uso de esa columna, dicha nota será desplegada al ubicar el mouse sobre dicho triángulo

• Nombre: aquí se determina el nombre del diario a como usted lo desea manejar, normalmente se le determina compras FE pero hay clientes que le determinan su nomenclatura (ejemplo: COMPRAS) aquí se puede también agregar diarios de facturas NO electrónicas que le hacen sus proveedores (gastos no deducibles como por ejemplo facturas de comercios no formales que no emiten factura electrónica).
• Tipo: aunque está implícito por ser la cejilla de compras es necesario que lo indique ya que nosotros tomaremos estos datos para cargarlos de forma masiva, en caso de no seleccionarlo nos presentará un error y por ende un reproceso.
• Código corto: este puede ser de hasta 5 caracteres. Se utiliza para identificar cada asiento contable que se registre bajo este diario
• Cuenta predeterminada: Cuenta contable que se utilizará por defecto para registrar los egresos por compras. A pesar de que solo se puede indicar una cuenta contable en el diario, al nivel de las categorías o familias de productos, y en las fichas de los productos se puede establecer cuentas de ingresos adicionales, y esas cuentas privarán sobre la cuenta definida en el diario de ventas. 
• Usa documentos: Sí = indica que sobre este diario posee documentos electrónicos de Hacienda (facturas, Tiquetes, etc.) No = No posee documentos electrónicos para Hacienda. 
• Sucursal para facturación electrónica (aplica si su negocio es de régimen simplificado): Número de la sucursal tiene que ver directamente con la ubicación física, ejemplo, 001 Heredia, 002 san jose, 003 Cartago, en caso de que aplique en su negocio en caso de que no tenga este detalle, en la cejilla de "ayuda" se le explica como se compone el formato de numeración de una factura electrónica y el detalle en donde se visualiza la sucursal.
• Terminal para facturación electrónica (aplica si su negocio es de régimen simplificado): este número tiene que ver con la actividad económica y además está relacionado a la sucursal, hay clientes que tienen distintas ubicaciones y requieren distintas terminales para controlar la facturación según la sucursal, esto por lo general su contador debe tener claro cuantas terminales tienen y a qué corresponden.

Diario de bancos: 

Esta plantilla captura la lista de Diarios de BancoSe requiere un diario por cada cuenta contable de la empresa que se desee gestionar dentro del sistema

En la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naranja

Los triángulos color rojo en el encabezado de las columnas indican que hay notas explicativas sobre el uso de esa columna, dicha nota será desplegada al ubicar el mouse sobre dicho triángulo

• Nombre: Nombre descriptivo del diario. Se asigna a gusto del cliente, Por ejemplo Banco Nacional #10101010. En el caso de que usted tenga distintos bancos y cuentas deberá crear uno para cada uno en caso de que quiera que el diario lo registre de forma independiente lo cual es lo recomendable para efectos posteriores de conciliación. 
• Tipo: aunque está implícito por ser la cejilla de bancos es necesario que lo indique ya que nosotros tomaremos estos datos para cargarlos de forma masiva, en caso de no seleccionarlo nos presentará un error y por ende un reproceso.
• Código corto: este puede ser de hasta 5 caracteres. Se utiliza para identificar cada asiento contable que se registre bajo este diario
• Cuenta contable: Cuenta contable de bancos que se se utilizará para registrar los movimientos (ingresos y salidas).
• Cuenta transitoria: Cuenta que se utilizará transitoriamente para registrar los pagos a facturas hasta que se haga la consolidación bancaria. Se puede utilizar una sola cuenta transitoria para todos los diarios de banco. Se utiliza típicamente una cuenta de tipo Activo Circulante
• Moneda: Se debe especificar la moneda únicamente para los diarios en moneda extranjera, ya sea US o EU, en caso que sea en CRC no se indica nada en esta columna. 
• Cuenta de cobros pendientes: Será siempre la misma cuenta bancaria que se especifique en la columna de cuenta bancaria. 
• Cuenta de pagos pendientes: Será siempre la misma cuenta bancaria que se especifique en la columna de cuenta bancaria. 

Diario de efectivo: 

Esta plantilla captura la lista de Diarios de Banco

Se requiere un diario por cada cuenta contable de la empresa que se desee gestionar dentro del sistema

En la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naraja

Los triángulos color rojo en el encabezado de las columnas indican que hay notas explicativas sobre el uso de esa columna, dicha nota será desplegada al ubicar el mouse sobre dicho triángulo.

• Nombre: Nombre descriptivo del diario. Se asigna a gusto del cliente. Por ejemplo Caja Chica en Colones
• Tipo: aunque está implícito por ser la cejilla de bancos es necesario que lo indique ya que nosotros tomaremos estos datos para cargarlos de forma masiva, en caso de no seleccionarlo nos presentará un error y por ende un reproceso.
• Código corto: este puede ser de hasta 5 caracteres. Se utiliza para identificar cada asiento contable que se registre bajo este diario
• Cuenta de efectivo: Cuenta contable de bancos que se se utilizará para registrar los movimientos (ingresos y salidas).
• Cuenta transitoria: Cuenta que se utilziará transitoriamente para registrar los pagos a facturas hasta que se haga la consolidación bancaria. Se puede utilizar una sola cuenta transitoria para todos los diarios de banco. Se utiliza típicamente una cuenta de tipo Activo Circulante
• Cuenta de ganancias: Esta cuenta es OPCIONAL, y si se indica se utilizará para registrar ganancias cuando el saldo final de un registro de caja sea mayor que tenga registrado el sistema. Se utiliza una cuenta de ingresos. 
• Cuenta de gastos: Esta cuenta es OPCIONAL, y si se indica se utilizará para registrar ganancias cuando el saldo final de un registro de caja sea mayor que tenga registrado el sistema. Se utiliza una cuenta de gastos
• Moneda: Se debe especificar la moneda únicamente para los diarios en moneda extranjera, ya sea US o EU, en caso que sea en CRC no se indica nada en esta columna. 
• Cuenta de cobros pendientes: Será siempre la misma cuenta bancaria que se especifique en la columna de cuenta de efectivo. 
• Cuenta de pagos pendientes: Será siempre la misma cuenta bancaria que se especifique en la columna de cuenta de efectivo. 
  

Diarios varios: 

Esta plantilla captura la lista de Diarios tipo varios

Estos diarios se utilizan para rel registro manual de asientos contables, y también para ciertos tipos de registros automáticos como pérdidas o ganancias por diferencial cambiario

En esta plantilla se incluye la recomendación de los diarios más comunmente utilizados en el sistema

En la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naraja

Los triángulos color rojo en el encabezado de las columnas indican que hay notas explicativas sobre el uso de esa columna, dicha nota será desplegada al ubicar el mouse sobre dicho triángulo

• Nombre: Nombre descriptivo del diario. Se asigna a gusto del cliente. Por ejemplo Caja Chica en Colones
• Tipo: aunque está implícito por ser la cejilla de bancos es necesario que lo indique ya que nosotros tomaremos estos datos para cargarlos de forma masiva, en caso de no seleccionarlo nos presentará un error y por ende un reproceso.
• Código corto: este puede ser de hasta 5 caracteres. Se utiliza para identificar cada asiento contable que se registre bajo este diario

La plantilla de igual forma tiene una cejilla de AYUDA que le orienta en los elementos que son obligatorios y/o indispensables. 

Plantilla de configuración del plan contable

Esta plantilla captura la lista de cuentas contables que se crearan en el sistema

Se agregará una cuenta por línea

en la sección Ayuda de este archivo se encuentran algunas notas e indicaciones adiciones

El cliente debe completar información en las celdas color naranja

Las celdas de la columna C  despliegan los tipos de cuentas que permite el sistema, y se pueda seleccionar el tipo de cuenta respectiva

A continuación de detallan las columnas para guiarle a como completar la plantilla: 

• Código: 
• • Parte de la estandarización contable de la numeración del catálogo contable que el cliente posea

• • Los códigos de un catálogo contable funcionan como un sistema de clasificación que asigna a cada cuenta contable un código único para facilitar su identificación y gestión. Estos códigos suelen estar estructurados de forma jerárquica, con diferentes niveles que representan la clasificación de las cuentas (por ejemplo, clase, grupo, cuenta, subcuenta). 
  • 1. Jerarquía:
    • Los códigos suelen tener un número de dígitos que indica el nivel de la cuenta en la jerarquía. 
      
    • Los dígitos más a la izquierda representan los niveles superiores (por ejemplo, la clase), mientras que los dígitos más a la derecha representan los niveles inferiores (por ejemplo, la subcuenta). 
      
    • Ejemplos:
      • Activos: 1 (Clase) -> 11 (Grupo) -> 1101 (Cuenta) -> 110101 (Subcuenta) 
        
      • Pasivos: 2 (Clase) -> 21 (Grupo) -> 2101 (Cuenta) -> 210101 (Subcuenta) 
        
  • 2. Sistema de numeración:
    • La mayoría de los catálogos contables utilizan el sistema decimal para asignar los códigos. 
      
    • Esto significa que cada nivel de la jerarquía se divide en grupos de diez (o múltiplos de diez). 
      
  • 3. Asignación de códigos:
    • Los códigos se asignan de manera sistemática, siguiendo la estructura jerárquica y el sistema de numeración. 
      
    • Las cuentas más generales tienen códigos más cortos, mientras que las cuentas más específicas tienen códigos más largos. 
      
  • 4. Identificación y clasificación:
    • Los códigos permiten identificar y clasificar las cuentas contables de manera rápida y eficiente. 
      
    • Esto facilita la creación de informes financieros, el análisis de datos y la gestión contable. 
• Nombre de la cuenta: este será el nombre de la cuenta contable según su tipo y código 
• Tipo: en cada una de las cuentas del plan debe tener asignado un tipo de cuenta que se basa en su categoría (Activos / Pasivos / Capital / Ingresos / Gastos / Otros) según imagen siguiente: 
  

• Permitir conciliación: Si se selecciona TRUE en este campo, se le estará indicando al sistema que las transacciones registradas en esta cuenta se desplegarán como susceptibles de ser conciliadas contra los extractos bancarios.
• Moneda (US, EU): La moneda se debe especificar solo para aquellas cuentas cuyas transacciones sean exclusivamente monedas diferentes a CRC, por ejemplo las cuentas de banco en $.

Para efectos de guía de igual manera se adjunta un plan contable sugerido, como bien se indica es una referencia y de igual manera si se deseara tomar el sugerido como el catálogo a implemntar es importante tomar nota de las cuentas contables relacionadas a bancos para que estén personalizadas y no genere confusiones/inconvenientes a futuro.