¿Cómo crear un artículo en el knowledge base (información)?

En este artículo, exploraremos cómo funciona este módulo en Odoo 17, así como el proceso para crear un artículo y gestionar los permisos para usuarios internos y externos.

Funcionamiento del Módulo de Información en Odoo 17

El módulo de Información en Odoo 17 está diseñado para facilitar la creación, gestión y distribución de contenido informativo dentro de la organización. Este módulo permite a los usuarios crear artículos que pueden ser utilizados para compartir conocimientos, procedimientos, políticas y cualquier otra información relevante.

Características Principales

Creación de Artículos: Los usuarios pueden crear artículos de forma sencilla utilizando un editor de texto enriquecido que permite la inclusión de imágenes, enlaces y otros elementos multimedia. Para esto solo se debe seleccionar el espacio de trabajo donde se desea crear el artículo y darle click al botón de "+" esto le abrirá una página nueva a la derecha donde puede ponerle un título al artículo y crear su estructura.
1. Puede iniciar a digital texto desde cero o puede con el signo "/" darle el formato que requiera, en el momento que dimite el "/" se le desplegará una lista de opciones posibles, esta versión está conectada con chatgpt en caso de que desee apoyarse de esta herramienta para crear el contenido que requiere.
Categorías y Etiquetas: Los artículos pueden ser organizados en categorías y etiquetados para facilitar su búsqueda y clasificación.
Comentarios y Colaboración: Los usuarios pueden dejar comentarios en los artículos, lo que fomenta la colaboración y el intercambio de ideas.
Historial de Versiones: Odoo permite llevar un registro de las versiones de los artículos, lo que facilita la gestión de cambios y actualizaciones.
Permisos de Acceso: Se pueden establecer permisos específicos para controlar quién puede ver, editar o comentar en los artículos, para editar estos permisos debe dar click en el botón compartir que se encuentra en la parte superior derecha.
1. Esto le desplegará una ventana que le permite activar el artículo de forma pública en su sitio web así como editar los permisos de quienes pueden verlos así como editarlos (ver siguiente imagen)

Paso a Paso: Creación de un Artículo

A continuación, se detalla el proceso para crear un artículo en el módulo de Información de Odoo 17:

Paso 1: Acceder al Módulo de Información

Inicia sesión en tu cuenta de Odoo.
En el panel de control, busca y selecciona el módulo de "Información".

Paso 2: Crear un Nuevo Artículo

Una vez dentro del módulo, haz clic en el botón "Crear" para iniciar la creación de un nuevo artículo.
Se abrirá un formulario donde podrás ingresar la información del artículo.

Paso 3: Completar la Información del Artículo

Título: Ingresa un título descriptivo para el artículo.
Contenido: Utiliza el editor de texto enriquecido para redactar el contenido del artículo. Puedes agregar imágenes, enlaces y otros elementos multimedia.
Categoría: Selecciona una categoría adecuada para el artículo.
Etiquetas: Agrega etiquetas relevantes que faciliten la búsqueda del artículo.

Paso 4: Guardar el Artículo

1. Una vez que hayas completado toda la información, haz clic en el botón "Guardar" para almacenar el artículo en el sistema (símbolo deuda nube con una flecha hacia arriba).

Gestión de Permisos para Usuarios

Odoo permite gestionar los permisos de acceso a los artículos tanto para usuarios internos como externos. A continuación, se detalla cómo hacerlo:

Permisos para Usuarios Internos

1. Acceder a la Configuración de Permisos el botón de "compartir":

Ve a "Configuración" en el módulo de Información.
Selecciona "Grupos de Usuarios".

Permisos para Usuarios Externos

1. Crear un Portal para Usuarios Externos:

Ve a "Visibilidad" y selecciona "Todos".
Guardar el cambio

3. Compartir Artículos:

Puedes compartir enlaces directos a los artículos con los usuarios externos, asegurándote de que tengan los permisos adecuados para acceder a ellos en el botón de "compartir".

Conclusión

El módulo de Información en Odoo 17 es una herramienta poderosa para la gestión del conocimiento dentro de una organización. Su capacidad para crear, organizar y compartir artículos, junto con la flexibilidad en la gestión de permisos, lo convierte en un recurso valioso para empresas de todos los tamaños. Siguiendo los pasos descritos, podrás crear artículos de manera efectiva y gestionar el acceso tanto para usuarios internos como externos, mejorando así la comunicación y colaboración en tu organización.