Configuración global

Dentro de la configuración global se requieren las plantillas de configuración global y la de usuarios las cuales te adjuntamos y explicamos detalladamente.

Plantilla de configuración global 

Esta plantilla está diseñada para cargar los datos generales de la empresa, en caso de que su configuración sea multicompañía se requiere una plantilla para cada sociedad ya que así deberá ser cargado en el sistema. 

Esta plantilla le pedirá: 

• Logo: el cual requerimos en formato JPG, es importante que venga en buena calidad porque este es el logo que aparecerá en las facturas, cotizaciones y demás documentos que conlleven el logo de su negocio. 
• Lema de la compañía: en caso de que tenga uno, este aparecerá en las facturas electrónicas, para darle un ejemplo el de Boostech es "hacemos que la tecnología genere rentabilidad" 
• Datos para el pie de la factura: estos son todos los elementos que desea que aparezcan en la factura como dirección de correo, sitio web o similares.
• Idioma utilizar: Odoo es Multi idioma con lo cual se puede configurar en el lenguaje de su preferencia, esto posteriormente se puede cambiar según las preferencias de usuario pero si será el lenguaje standard que utilizará Odoo. 
• Permitir que los clientes creen cuentas de usuario en Odoo: Identificar si se desea que los clientes visiten el sitio web de Odoo de la empresa y creen una cuenta de  usuario, desde donde podrían ver la información de sus presupuestos y facturas. En este solo debe indicar Si o No. 
• Permitir la importación y exportación de datos desde Odoo: En Odoo se puede habilitar o deshabilitar la opción para importar y exportar registros de información (productos, categorías, cuentas contables, clientes, usuarios,etc.), esto se podrá cambiar a futuro pero se solicita porque varía según las políticas de cada empresa, posteriormente también podrá asignarle permisos a los diferentes usuarios si fuese requerido. 
• Moneda principal de la compañía: Colones, dólares, Euros.  Esta será la moneda en la que se registrarán todas la transacciones financieras, a menos que en una transacción específica se seleccione otra moneda. Es importante resaltar que en Costa Rica por regulación la moneda base es Cólones, pero se solicita porque es un dato no asumible por parte de Boostech. 
• Monedas secundarias: Lista de monedas adicionales por activar (USD / EURO / etc) 

Plantilla de parámetros de usuarios 

Esta plantilla es para determinar los parámetros que tendrán los usuarios para acceder a los distintos módulos de Odoo. 

El archivo mismo tiene 2 cejillas, en donde en la primer cejilla se completan los usuarios que usted desea agregar en donde debe tener en cuenta que a nivel de licenciamiento cada usuario tendrá un costo individual (posteriormente puede eliminar/archivar usuarios o bien agregar si así lo requiere), cada uno de los campos tiene un alista desplegable para facilitarle el llenado y solo debe de cerciorarse de llenar todas las columnas y en los caso que no lleve acceso o bien que su implementación no lleve el módulo indicado en la columna iniciar N/A (el archivo mismo lo explica).

La segunda cejilla explica de forma detallada los perfiles de cada tipo de acceso según el módulo, esto le permitirá entender que podrá hacer el usuario si elige otorgarle un permiso determinado. Los permisos de usuario podrá administrarlos a su gusto posteriormente si deseara cambiarlos, puede ver el paso a paso en este artículo ➡️ ⚠️ ¿Cómo asignar permisos a usuarios? 

Para comprender que permite gestionar los distintos permisos puede ver el siguiente artículo ➡️ 📄 Perfiles de usuarios por defecto de Odoo

Plantilla de carga de clientes y proveedores

Esta plantilla consta de 3 cejillas principales que son Proveedores, Clientes y contactos por cliente las cuales te explicamos una por una: 

• Proveedores: esta cejilla está diseñada para la carga de los datos que están relacionados para los proveedores aún cuando Odoo considera los clientes y proveedores como contactos en general pero tiene algunos elementos que los diferencia, la cejilla consta de distintas columnas: 
• • Nombre: aquí indicar la razón social o nombre de persona física del proveedor, es indispensable que sea así porque si indicas el nombre fantasía en el momento que requieras cargar las facturas de este proveedor de forma automática Odoo a partir del XML no lo reconocerá porque en este archivo viene el nombre de la razón social a como está inscrito en hacienda. 
  • Tipo de compañía: este es una lista desplegable de 2 posibilidades únicas, compañía o individual, esto porque un proveedor podría ser una razón social o una persona física (compañía = empresa / individual = persona)
  • Forma de pago: este se selecciona en función si este contacto tiene crédito o su forma de pago es de contado, esto se puede editar posteriormente de forma individual. 
  • Categoría: este espacio es a discreción de la empresa si quiere categorizar los proveedores (ejemplo: supermercados, farmacias, constructoras, servicios, etc). 
  • País: seleccionar el país en caso de que sea distinto de Costa Rica, este campo debe venir completo. 
  • Idioma: el idioma del proveedor en caso de querer distinguirlo. 
  • Tipo de identificación: este campo es indispensable para efectos de facturación electrónica en caso de que a un proveedor también se le deba facturar, en caso de no estar todos los datos dará error la facturación. 
  • Número de identificación: el número según el tipo (campo obligatorio). 
  • Teléfono: el de preferencia que se desea que tenga el contacto por default (campo obligatorio).
  • Correo electrónico: en este campo puede ser funcional indicar el correo de facturación del proveedor ya que Odoo lo tomará por default a la hora de hacer envíos de facturas (aunque igual se puede modificar) (campo obligatorio).
  • Agente de ventas: En caso de tener un vendedor asignado a este proveedor (en caso que aplique).
  • Equipo de ventas asignado: En caso de que tenga su equipo de ventas agrupado (ejemplo: ventas institucionales, ventas retail, etc), los equipos de ventas se crean de forma separada a esta plantilla y debe indicarle al equipo de Boostech para su consideración. 
  • Plazo de pago por defecto: este campo se Indica el plazo que el proveedor le otorga de crédito en caso de que aplique, esta celda es una lista desplegable con distintas opciones en caso de que requiera una opción distinta por favor notificar al equipo de Boostech ya que si el plazo de pago no está configurado en Odoo la carga de la plantilla dará error. 
  • Tarifa: La moneda de preferencia del proveedor. 
  • Cuenta por cobrar: Código y nombre del a cuenta contable que se utilizará para registrar las ventas a este contacto, debe indicarse una cuenta aunque sea por defecto si no se le factura. 
  • Cuenta por pagar: Código y nombre de la cuenta contable que se utilizará para registrar compras a este proveedor, esta cuenta se utiliza en caso de que se realicen compras a este contacto. 
  • Método de pago para FE: aquí se debe indicar el método de pago por defecto para este contacto, este se puede editar posteriormente en cada factura en caso de ser necesario. 
  • Calle (otras señas): indicar la dirección del proveedor, en caso de que a este proveedor se le deba facturar se debe específicar, provincia, cantón y distrito también ya que de lo contrario a la hora de realizarle una factura a este contacto arrojará un error. 
• Clientes: esta cejilla está diseñada para la carga de los datos que están relacionados para los clientes aún cuando Odoo considera los clientes y proveedores como contactos en general pero tiene algunos elementos que los diferencia, aplican las mismas columnas explicadas en el inciso anterior con la salvedad de que la dirección debe ser específica e incluir provincia, cantón y distrito.
• Contactos x cliente: en Odoo a cada contacto se le pueden asociar otros contactos, por ejemplo en la empresa X se pueden agregar los contactos del gerente, del encargado de compras, de facturación, etc. Esta cejilla consta de las siguientes columnas:
• • Empresa relacionada: debe cerciorarse de que el nombre indicado aquí sea exactamente igual al que hay apuesto en proveedores y/o clientes ya que de lo contrario no se asociará correctamente. (campo obligatorio).
  • Nombre del contacto: nombre de la persona. 
  • Teléfono: en caso de requerir indicarlo.
  • Móvil: en caso de requerir indicarlo.
  • Correo electrónico: en caso de requerirlo. 
  • Agente de ventas asignado al contacto: en caso de requerirlo. 
• Referencia: esta cejilla omítalo ya que contiene las listas necesarias para los campos desplegables de las primeras 3 cejillas del documento.