El espíritu empresarial no es una hazaña fácil, especialmente cuando no tienes un montón de dinero para jugar. Y de los diversos desafíos que enfrentan las empresas emergentes y las pymes, invertir en las tecnologías adecuadas es sin duda uno de los desafíos más difíciles. La clave aquí es mantenerse al día con la tecnología y la innovación que impulsan a su empresa, sin desperdiciar ningún capital valioso invirtiendo en tecnologías que no están en línea con los resultados de su empresa.

Ahora, cuando hablamos de la importancia de la inversión inteligente para las empresas emergentes y las pymes, es una pregunta justa preguntarse si vale la pena invertir en ERP.

Esa es precisamente la pregunta que buscaremos decodificar en este blog al observar los diversos beneficios de ERP para empresas emergentes y pymes, al tiempo que detallamos las posibles desventajas de implementar un sistema ERP.

En general, independientemente del tamaño o modelo de la empresa, un sistema ERP está destinado a ayudarlo a mejorar su proceso de flujo de trabajo para lograr una mayor eficiencia y una mayor personalización y flexibilidad; conduciendo a una navegación fluida para el negocio.

Introducción al software ERP

Ahora, antes de analizar los beneficios o las limitaciones de un sistema ERP, sería mejor decodificar brevemente el sistema y desacreditar algunos mitos sobre ERP.

Una breve reseña

Manteniéndolo en la definición más básica, un sistema ERP se compone de herramientas y características que ayudan a las empresas a centralizar su base de datos y automatizar varias tareas de rutina para una mayor eficiencia y confiabilidad. El objetivo final de implementar un sistema ERP en los procesos de flujo de trabajo empresarial es aliviar al equipo de tareas redundantes y dirigirlo hacia las tareas más instintivas para generar más valor para los clientes. Al crear un repositorio central para toda la base de datos empresarial, un sistema ERP garantiza el acceso oportuno y remoto a datos importantes en todas las funciones empresariales para aumentar la productividad y, en consecuencia, obtener más ingresos para la empresa.

Lo que hace que un sistema ERP sea verdaderamente único es su capacidad para optimizar todas las funciones comerciales. En palabras más simples, un sistema ERP es una solución de crecimiento y movilidad empresarial de un extremo a otro que ofrece varias funcionalidades que incluyen; 

• Contabilidad.
• La gestión del inventario.
• Recursos humanos.
• Fabricación.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM).
• Análisis e informes.

¿Cuáles son los principales beneficios comerciales de un sistema ERP?

Ahora que tenemos una breve introducción y funcionamiento de un sistema ERP, analicemos rápidamente cuáles son los principales beneficios comerciales de un sistema ERP.

A continuación, enumeramos algunos de los principales beneficios de un sistema ERP:

• Optimización de procesos de flujo de trabajo.
• Acceso remoto e instantáneo a datos comerciales.
• Fácil intercambio de información relevante en todas las funciones comerciales.
• Automatización de operaciones redundantes y lentas.
• Reducción de costos de litigio.
• Eliminación de datos redundantes.
• Maximizando la eficiencia operativa.
• Optimización de control y análisis de gestión.
• Atención al cliente mejorada con servicios personalizados y flexibles.
• Un modelo de negocio más competitivo con capacidad para competir con empresas nacionales e internacionales.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP para startups?

Si bien muchas empresas emergentes y pymes ven un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) como una herramienta para grandes organizaciones, en realidad, el sistema es igualmente beneficioso para empresas emergentes y pequeñas. Existen varios beneficios específicos de los sistemas ERP para las nuevas empresas, desde el servicio al cliente hasta las operaciones eficientes y desde la maximización de la productividad hasta la reducción del costo de las operaciones. A continuación, analizaremos específicamente los beneficios de los sistemas ERP para nuevas empresas y cómo pueden ayudar a las nuevas empresas a mantenerse y crecer en un mercado altamente competitivo.

Beneficios de los sistemas ERP para startups:

Sincronización entre departamentos

En el entorno empresarial digital actual, no es raro que las empresas operen y administren diferentes funciones comerciales desde ubicaciones remotas. De hecho, la clave del éxito en la era digital actual es administrar las operaciones comerciales remotas de manera eficiente con una sólida sincronización intrafuncional entre varios departamentos.

Con un sistema ERP robusto implementado en el proceso de flujo de trabajo empresarial, es posible que las nuevas empresas administren operaciones remotas de manera fácil y efectiva con un repositorio de datos central y fomenten la colaboración entre diferentes departamentos. También permite filtrar y fusionar datos provenientes de diferentes funciones comerciales, como almacenes, en un repositorio de datos unificado.

Tiempo de respuesta más rápido

La planificación de recursos empresariales (ERP) es casi sinónimo de eficiencia y productividad. Con un sistema ERP robusto integrado en el proceso de flujo de trabajo empresarial, es más fácil tener información en tiempo real sobre todos los aspectos del negocio y tomar decisiones inmediatas y bien informadas basadas en métricas estadísticas. Todo esto conduce a una mayor eficiencia y un tiempo de respuesta más rápido; crucial para mantener la ventaja competitiva.

Coordinación

Integrando todas las funciones comerciales básicas; el sistema ERP crea un flujo de datos unificado, al que pueden acceder de forma remota todos los equipos operativos con permiso de acceso. Esto conduce a una mejor coordinación y colaboración entre los diferentes equipos; posteriormente, lo que resulta en una mayor productividad e ingresos para la puesta en marcha.

Gestión de los costes operativos

La falta de capital es uno de los mayores desafíos que enfrentan todas las startups. Cualquier capital con una puesta en marcha debe utilizarse con la máxima diligencia. Además, para ser competitivos en la industria, las empresas emergentes deben mantener sus costos operativos al mínimo. La clave para minimizar el costo operativo es anular cualquier cambio en la redundancia o duplicidad de datos. Al implementar un sistema ERP robusto, las nuevas empresas pueden aprovechar una sincronización de datos superior e identificar cualquier laguna operativa que impida la pérdida de dinero.

Sistemas de Soporte a la Decisión

Permitir que la alta dirección tome decisiones bien informadas y oportunas es uno de los principales beneficios de los sistemas ERP. Dado que los sistemas ERP vienen con varios módulos para cubrir casi todas las funciones comerciales esenciales, permite a los ejecutivos y líderes obtener información sobre la salud del negocio y tomar las medidas necesarias con un enfoque ágil para mantener la ventaja competitiva.

¿Cuáles son los beneficios de los sistemas ERP para pymes y empresas?

Los sistemas ERP no solo son útiles y beneficiosos para las nuevas empresas, sino que también ofrecen un alto valor a las pymes y empresas al permitirles optimizar sus funciones comerciales y automatizar tareas redundantes para una mayor eficiencia. Ahora que hemos terminado con los beneficios de los sistemas ERP para nuevas empresas, echemos un vistazo a algunos de los beneficios del ERP para pymes y empresas.

Sincronizar el flujo de información

Para competir con las empresas grandes y establecidas, las PYME y las empresas deben mantenerse al día con el ritmo operativo y de producción. Esto solo se puede lograr con un flujo constante y rápido de datos e información entre varias funciones comerciales. Por ejemplo, la función operativa de cualquier PYME debe integrarse con la función financiera para garantizar la liberación oportuna de los pagos y el seguimiento de todas las transacciones comerciales. Un sistema ERP robusto permite a las pymes y empresas crear un depósito de datos central para todas las funciones comerciales; asegurando así el flujo oportuno de información en todos los departamentos comerciales.

Productividad incrementada

Al garantizar un flujo de información rápido y constante a través de las funciones comerciales a través de un repositorio central, el sistema ERP permite una coordinación más rápida entre los empleados, lo que resulta en una mayor eficiencia y una mayor productividad para las pymes. El sistema ERP mantiene todos los datos críticos como listas de proveedores, lista de materiales, procesos operativos y otros, a los que pueden acceder todos los miembros del equipo relevantes para crear consistencia y coordinación en los procesos de trabajo; ahorrando tiempo y mejorando la productividad de las pymes.

Mantener el control y reducir los costos operativos

Una de las tareas más desafiantes para las pymes y las empresas es escalar sus negocios; que a menudo requiere un control impecable sobre los datos y una escalabilidad controlada de la estructura operativa. Muchas pymes con una planificación y recursos inadecuados terminan colapsando por completo en su apuesta por escalar y crecer. El sistema ERP es el recurso definitivo para las pymes que buscan expandir y escalar sus operaciones mientras mantienen un control completo sobre sus operaciones y evitan cualquier caos no deseado. A diferencia de las herramientas más simples e ineficaces como la hoja de cálculo o QuickBooks, que están mejor para la escala muy limitada de operaciones; Un sistema ERP brinda a las empresas la inteligencia y el poder de automatización que necesitan para mantenerse al día con sus necesidades crecientes y manejar procesos comerciales más complejos, incluidas transacciones más elevadas y procedimientos operativos más amplios. Además, controlando las dimensiones de escalabilidad del negocio; El sistema ERP asegura menores costos operativos para las empresas; que siguen siendo cruciales para todas las PYMES que buscan seguir siendo competitivas y relevantes frente a la competencia nacional o internacional.

Mayor flexibilidad

La mayor fortaleza de las pymes y las empresas frente a los gigantes de la industria es su agilidad y flexibilidad para adaptarse a las distintas necesidades del mercado. Si bien los gigantes de la industria no logran implementar cambios en sus funciones comerciales debido a sus torpes líneas operativas y sistemas heredados, las pymes están en una mejor posición para adaptar y moldear sus operaciones según las condiciones cambiantes del mercado. Un sistema ERP dedicado ofrece a las pymes la mayor flexibilidad que necesitan para mantener ágiles los procesos de flujo de trabajo e incorporar los cambios necesarios en la gestión de datos o en cualquier otra función empresarial para mantener la ventaja competitiva.

Planificación a largo plazo

Mantener registros de todas las transacciones comerciales es fundamental para la sostenibilidad y el crecimiento de las pymes. Sin embargo, muchas herramientas presupuestarias tradicionales, como hojas de cálculo o recibos físicos, no son la mejor opción cuando busca sostenibilidad a largo plazo. No solo estas prácticas son ineficientes; limitando la productividad de las pymes, pero también hay mayores posibilidades de errores de pérdida de datos cruciales. Alternativamente, con un sistema ERP dedicado, las PYMES están en una mejor posición para mantenerse al día con sus requisitos de almacenamiento de datos, al mismo tiempo que mantienen un sistema eficiente para rastrear las transacciones comerciales a diario.

Toma de decisiones inteligente

Por último, pero no menos importante, el sistema ERP permite a los líderes empresariales y la alta dirección tomar decisiones empresariales bien informadas e inteligentes respaldadas por datos y conocimientos empresariales. Todos los sistemas ERP de renombre vienen con funciones sólidas de generación de informes y administración que permiten a los líderes y ejecutivos obtener acceso en tiempo real al desempeño de todas las funciones comerciales a través de paneles de control. También pueden generar informes interactivos con métricas estadísticas para todas las funciones comerciales, lo que les permite monitorear el estado y el rendimiento de todas las funciones y tomar decisiones inteligentes respaldadas por datos.

¿Las mejores prácticas de implementación del sistema ERP para obtener todos los beneficios de él?

Ahora que hemos terminado con los beneficios de ERP para startups, pymes y empresas, pasemos a un aspecto importante: la implementación del sistema ERP. Es importante porque para poder aprovechar todo el potencial de un sistema ERP, es importante planificar y ejecutar minuciosamente la estrategia de implementación, al tiempo que se tiene en cuenta a todas las partes interesadas, incluidos los ejecutivos y los miembros del equipo que serán el usuario final del nuevo sistema. A continuación, presentamos las mejores prácticas de implementación de sistemas ERP que permitirán a las empresas aprovechar todo el potencial de su inversión.

Priorizar los requisitos comerciales clave

El primer paso para la implementación de ERP comienza con la comprensión de sus requisitos comerciales clave. Como dijimos anteriormente, el sistema ERP viene con varios módulos para funciones comerciales individuales como contabilidad, marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y otros. Además, cada uno de estos módulos tiene costos más altos, lo que significa que la mejor manera para que las empresas minimicen su inversión y maximicen la utilidad de ERP es comprender su necesidad del sistema ERP y priorizar los módulos ERP que más necesitan.

Métricas clave de rendimiento

Un sistema ERP no es barato, especialmente cuando hablamos de startups y pymes; que ya se abren camino a través del capital limitado. Por lo tanto, cuando invierte en un sistema ERP, debe asegurarse de que está explotando todo el potencial del sistema y cosechando sus beneficios. Pero, ¿cómo mide el éxito de la inversión? La forma más clara y obvia de medir el éxito de su inversión en un sistema ERP es desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) que le permitirán cuantificar la mejora del rendimiento en las funciones comerciales posteriores a la implementación del ERP. También lo ayudará a medir las mejoras tangibles en las funciones comerciales para ayudar a evaluar si la inversión vale su valor o no.

Invertir en formación

Continuando, otro paso crucial cuando se trata de aprovechar todo el potencial de su inversión en el sistema ERP es invertir en la capacitación de todas las partes interesadas; especialmente los empleados que serán el usuario final del sistema. Una de las razones más comunes por las que muchas empresas no logran aprovechar todo el potencial de una implementación de ERP para mejorar su desempeño comercial es porque no invierten en mejorar las habilidades de sus empleados para el nuevo sistema. No consultar a los empleados y otras partes interesadas para la implementación es también una de las razones más comunes por las que muchas empresas luchan por implementar el sistema de manera efectiva; ya que enfrentan resistencia interna hacia la implementación del cambio. Por lo tanto, antes de invertir en el sistema ERP, asegúrese de invertir en sus empleados y otras partes interesadas confiándoles el nuevo sistema y mejorando sus habilidades de acuerdo con el nuevo sistema.

Migración de datos temprana

Por último, pero no menos importante, debe garantizar una migración de datos temprana y completa al sistema ERP para una implementación exitosa. Recuerde, los datos de su empresa se encuentran entre los activos más importantes y valiosos y cualquier pérdida aquí se traduciría en una pérdida de ingresos e incluso de reputación empresarial. Por lo tanto, cuando desee implementar el sistema ERP, asegúrese de prestar la atención y los recursos adecuados para la migración temprana y completa de datos del sistema antiguo al nuevo.